Hop til hovedindhold

Fakturareferencer & Referenceregler

I Winvoice kan du automatisere fakturahåndteringen ved at knytte leverandørens tolkede køberreference (Buyer Reference) til forvalgte registerposter. Når en faktura ankommer, og dens tolkede reference matcher en aktiv regel, tildeles fakturaen automatisk den rette godkender, det rette projekt, omkostningssted eller konto uden manuel indgriben.

Referenceregler administreres under Indstillinger → Fakturareferencer.

Oversigt over fakturareferenceregler Oversigt over fakturareferenceregler

1. Sådan fungerer referenceregler​

Når fakturatolkningen er gennemført, gennemgår systemet de aktive referenceregler:

  • Automatisk tildeling: Hvis en tolket reference på fakturaen (f.eks. Bestiller-ID: 1042 eller Ref: Anna A) opfylder en betingelse, udfyldes tilsvarende værdier automatisk på konteringslinjen eller i godkenderfeltet.
  • Ikke følsom over for store/små bogstaver: Reglerne skelner ikke mellem store og små bogstaver (anna.andersen matcher på samme måde som Anna.Andersen).
  • Kombinerede registre: En enkelt tolket reference kan sætte flere værdier samtidigt – f.eks. både den ansvarlige godkender og et specifikt omkostningssted.

2. Opret en referenceregel manuelt​

  1. Gå til Indstillinger → Fakturareferencer og klik på Opret ny (eller klik på en eksisterende regel i listen for at redigere den).
  2. Indtast et Navn og en valgfri beskrivelse for reglen.
  3. Klik på Tilføj referenceregel og vælg, hvilket register der skal styres:
    • Godkender: Tildeler fakturaen direkte til den rette sagsbehandler.
    • Projekt: Sætter et specifikt projekt på konteringslinjen.
    • Omkostningssted / Dimension: Udfylder omkostningssted eller afdeling.
    • Konto: Angiver standardomkostningskonto.

Opret fakturareferenceregel Opret fakturareferenceregel

Vælg matchmetode​

Definer hvordan den tolkede tekststreng skal sammenlignes:

  • Lig med / Ikke lig med: Nøjagtig overensstemmelse med den angivne værdi.
  • Indeholder: Matcher, hvis referencen indeholder den angivne delstreng (f.eks. hvis "Bestilling #4500" indeholder "4500").
  • Starter med / Slutter med: Matcher mod tekstens begyndelse eller afslutning.
  • Navn som reference: Matcher automatisk, hvis referencen svarer til navnet på en post i systemets register.
  • E-mail som reference: Matcher, hvis den tolkede reference er en brugers e-mailadresse.
  • Kode / Nummer som reference: Matcher mod registerkode eller brugernummer.

Klik på + for at tilføje flere matchningslinjer til samme regel, og afslut med Gem.

3. Importer referenceregler via Excel​

Hvis virksomheden har mange referencer, eller bestillerreferencer angives som initialer, medarbejdernumre eller eksterne koder, er det mest effektivt at vedligeholde reglerne via Excel:

  1. Klik på knappen Importer Excel-fil øverst til højre i referencevisningen.
  2. Download systemets færdige Excel-skabelon via linket i dialogboksen.
  3. Udfyld kolonnerne:
    • Reference: Tekststrengen som leverandøren angiver på fakturaen.
    • Registertype: Hvilket register der skal styres (Godkender, Projekt, Omkostningssted osv.).
    • Målværdi: Brugernavn, projektnummer eller kontonummer.
  4. Upload den udfyldte fil og kontroller forhåndsvisningen, inden du gennemfører importen.

Importer fakturareferencer via Excel

4. Administrer eksisterende regler​

  • Trinvis navigation (Record Stepper): Når du gennemgår eller redigerer en referenceregel, kan du bladre direkte til forrige eller næste regel via pilene i sidehovedet (< Forrige | Næste >).
  • Værktøjsmenuen (Skiftenøglen):
    • Ændringslog (Changelog): Fuldstændig revisionslog over, hvem der har oprettet eller ændret reglen og hvornår.
    • Kopiér regel: Opretter et nyt udkast baseret på den aktuelle regel.
    • Slet: Sletter reglen permanent.