Hop til hovedindhold

Periodisering, momshåndtering & valutaer

Korrekt bogføring af periodiserede omkostninger, moms og udenlandske valutaer er afgørende for at undgå fejlagtige regnskabsafslutninger og manuelle korrektioner i økonomisystemet.

Her gennemgår vi, hvordan periodiseringskoder, momskonfiguration og valutahåndtering fungerer i Winvoice.

1. Periodisering & periodiseringskoder (Deferral Codes)​

Når en virksomhed betaler for en udgift, der vedrører en længere tidsperiode (f.eks. årlig softwarelicens, forsikring eller husleje), skal omkostningen fordeles jævnt over de berørte måneder.

Sådan fungerer det i Winvoice:​

  1. Synkronisering fra økonomisystemet: Jeres oprettede periodiseringskoder i f.eks. Visma eller Fortnox hentes automatisk til Winvoice under Registre → Periodiseringskoder.
  2. Knyt periodisering til konteringslinjen:
    • Åbn fakturaen, og gå til konteringslinjerne.
    • Vælg den ønskede periodiseringskode i kolonnen Periodisering (f.eks. "12 mdr. lineær" eller "Kvartalsvis").
    • Angiv startperiode (f.eks. 2026-01).
  3. Automatisk bogføring:
    • Ved slutbogføring til økonomisystemet opretter Winvoice de underliggende periodiseringsplaner automatisk efter økonomisystemets logik.
    • Omkostningen debiteres den forvalgte periodiseringskonto (f.eks. konto 1790 - Forudbetalte omkostninger / periodeafgrænsningspost) og fordeles derefter måned for måned i økonomisystemets finansbogholderi.

Konteringslinjer med periodiseringsfelt Konteringslinjer med periodiseringsfelt

Automatisk tildeling via konteringsregler:​

Du kan også oprette en Konteringsregel, der automatisk sætter en specifik periodiseringskode, så snart en bestemt leverandør eller en bestemt konto (f.eks. IT-abonnementer) konteres.

2. Momshåndtering & momsindstillinger​

Winvoice håndterer moms på flere niveauer: automatisk beregning, momskodekobling og håndtering af undtagelser.

Organisationens standardmomskonti:​

Under Indstillinger → Organisation → Standardkonti og moms konfigurerer I grundlæggende momsværdier:

  • Indgående momskonto: Forvalgt konto for indgående moms (typisk 2641 eller 2640).
  • Standardmomssats: Den momssats, der anvendes som standard ved nyregistrering (typisk 25 %).
  • Øreafrunding: Konto til øreafrunding (f.eks. 3740), som opfanger eventuelle øredifferencer mellem leverandørens faktura og systemets sammentællinger.

Særlige momsregler (Indstillinger → Moms):​

Til mere komplekse scenarier konfigureres særlige momsindstillinger:

  • Momsfritagne leverandører: Til leverandører, der ikke er momsregistrerede (f.eks. foreninger, sundhedssektoren eller privatpersoner). Fakturaer fra disse leverandører sættes automatisk til 0 % moms.
  • Omvendt betalingspligt (Byggemoms): Til fakturaer inden for byggesektoren, hvor køberen hæfter for momsen. Linjerne konteres med 0 % moms og styres mod den korrekte momskode i økonomisystemet.
  • EU-moms & importmoms: Automatisk identifikation af udenlandske momsnumre og korrekt håndtering af erhvervelsesmoms.

Momsindstillinger og momssatser Momsindstillinger og momssatser

3. Valutahåndtering & udenlandske fakturaer​

Når en faktura modtages i udenlandsk valuta (f.eks. EUR, USD, NOK, SEK):

  1. Valutaregistrering: Aflæsningsmotoren registrerer automatisk fakturaens valuta og beløb i udenlandsk valuta.
  2. Valutakurs: Winvoice henter den aktuelle valutakurs fra jeres økonomisystem eller valutaregister.
  3. Visning i brugerfladen:
    • På fakturaen vises både beløbet i fakturaens oprindelige valuta og det tilsvarende beløb omregnet til organisationens basisvaluta.
    • Konteringslinjerne balancerer i både udenlandsk valuta og basisvaluta.
  4. Eksport til ERP: Fakturaen eksporteres med både det udenlandske beløb og det bogførte basisbeløb, hvilket sikrer, at eventuelle kursdifferencer ved fremtidig betaling håndteres korrekt af økonomisystemets kreditorstyring.
Kontroller valutaregistret

Hvis en ny valuta mangler, kan I gå til Registre → Valutaer for at kontrollere, at valutaen er aktiv og har en gældende valutakurs.