Hop til hovedindhold

Fire øjne-princippet – Sikkerhedskontrol og flows

Fire øjne-princippet (Dual Authorization / Segregation of Duties) er en central sikkerhedsfunktion i Winvoice, som forebygger utilsigtede udbetalinger og styrker virksomhedens interne kontrol. Funktionen sikrer, at ingen faktura kan nå endelig bogføring uden at være blevet gennemgået og godkendt af mindst to separate personer.

1. Sådan fungerer fire øjne-princippet​

Når reglen er aktiveret i selskabet, beregner systemet automatisk antallet af unikke godkendere undervejs i fakturaens forløb:

  • To eller flere godkendere: Hvis fakturaen allerede er blevet godkendt af mindst to unikke personer i det ordinære godkendelsesflow, sendes den direkte videre til slutkontrol eller eksport.
  • Færre end to godkendere: Hvis fakturaen kun er blevet godkendt af én person (eller hvis den samme person har behandlet flere trin i flowet), opfanges fakturaen automatisk. Den omdirigeres herefter til en særligt udpeget Fire øjne-brugergruppe for en obligatorisk andengodkendelse, før endelig bogføring tillades.

2. Aktivér og konfigurer fire øjne-princippet​

Indstillingen administreres pr. selskab af en autoriseret administrator:

  1. Gå til Indstillinger → Organisation.
  2. Rul ned til afsnittet Fire øjne-princippet og aktivér skyderen.
  3. Vælg hvilken Brugergruppe, der skal modtage og behandle fakturaer, som kræver en supplerende godkendelse.
    • Du kan vælge en eksisterende gruppe (f.eks. Økonomiafdelingen eller Godkendelsesledere).
    • Har I ikke en passende gruppe, kan du oprette en ny direkte via knappen Opret ny brugergruppe.
  4. Klik på Gem.

Aktivér fire øjne-princippet i organisationsindstillingerne Aktivér fire øjne-princippet i organisationsindstillingerne

3. Håndtering af fakturaer opsamlet af kontrollen​

Når en faktura opsamles af fire øjne-kontrollen:

  • Tydelig indikator: På fakturaen og i fakturalisten vises et infomærke, der angiver, at fakturaen kræver en supplerende godkendelse i henhold til fire øjne-princippet.
  • Gruppens indbakke: Fakturaen havner i indbakken hos medlemmerne af den valgte brugergruppe.
  • Godkendelse: Så snart en autoriseret person fra gruppen gennemgår og godkender bilaget, opfyldes kravet, og fakturaen sendes videre til slutkontrol eller eksport til økonomisystemet.
  • Hændelseslog: Forløbet logføres i fakturaens historik med oplysning om, at fakturaen blev opfanget af fire øjne-reglen, samt hvem fra kontrolgruppen der udførte den endelige godkendelse.