Hop til hovedindhold

Kontrolflows – Slutkontrol og økonomisk verifikation

Komplet guide til kontrolflows i Winvoice: slutkontrol efter afsluttet godkendelseskæde, tildeling af slutkontrollant, tags og prioritetsrækkefølge.

Oversigt: Kvalitetssikring før endelig bogføring​

Kontrolflows (også omtalt som Slutkontrol) fungerer som organisationens økonomiske sikkerhedsnet og revisionsfase. Flowet aktiveres automatisk, så snart samtlige konteringslinjer på en faktura er godkendt af deres respektive godkendere i godkendelseskæden.

Formålet er at give økonomiafdelingen, en regnskabsansvarlig eller økonomichef mulighed for en sidste gennemgang af kontering, moms, periodiseringer og bilag, før fakturaen slutbogføres og overføres til økonomisystemets kreditorreskontro til udbetaling.

Helhedsstyring efter afsluttet godkendelse

Ligesom Indgående flows (men i modsætning til linjebaserede Godkendelsesflows) evalueres kontrolflows mod hele fakturaen som en samlet enhed.

Betingelserne kan dog opstilles ud fra egenskaber på de enkelte konteringslinjer (for eksempel hvis en eller anden linje er konteret mod en specifik konto eller et bestemt projekt).

Kontrolflows konfigureres under Flows → Kontrol.

1. Opret og konfigurer et kontrolflow​

Gå til Flows → Kontrol i hovedmenuen, og klik på Opret ny (eller klik på et eksisterende flow i listen for at redigere det).

Opret kontrolflow Opret kontrolflow

Udfyld flowets grundlæggende oplysninger:

  • Navn: Et tydeligt og sigende navn (f.eks. Fakturaer over 100.000 kr. – Økonomichef eller Anlægskonti – Slutkontrol).
  • Beskrivelse: Valgfri beskrivelse af kontrollens formål for administratorer og kolleger.
  • Aktivt flow: Slå flowet til eller fra med afbryderen. Et inaktivt flow gemmes i systemet, men udføres ikke.

2. Betingelser – "Hvornår skal det ske?"​

Under betingelsespanelet definerer du, hvornår og for hvilke færdiggodkendte fakturaer slutkontrollen skal aktiveres.

Gælder altid vs. Tilpassede parametre​

  • Gælder altid: Aktivér denne skydeknap, hvis samtlige fakturaer i organisationen skal gennemgå den samme slutkontrol uanset beløb eller kontering.
  • Specifikke betingelsesgrupper: Opbyg logik ved hjælp af systemets logiske operatorer:
    • + Og (inden for gruppe): Tilføjer en ny betingelse i samme gruppe. Alle betingelser i gruppen skal være opfyldt samtidigt, for at slutkontrollen udløses (logisk AND).
    • Tilføj gruppe / Eller (mellem grupper): Opretter en ny uafhængig betingelsesgruppe. Slutkontrollen aktiveres, hvis enten Gruppe 1 eller Gruppe 2 er opfyldt (logisk OR).

Betingelsesbygger og handlinger i kontrolflow Betingelsesbygger og handlinger i kontrolflow

Tilgængelige parametre ved slutkontrol​

Du kan opstille betingelser mod følgende parametre:

  • Fakturabeløb & Moms:
    • Totalbeløb inklusive moms (=, !=, >, <, >=, <=), f.eks. Beløb inkl. moms >= 100.000 kr..
    • Totalbeløb eksklusive moms (nettobeløb).
    • Momsbeløb.
  • Konto på en linje (En konteringslinje har konto): Udløs slutkontrol, hvis en linje er konteret på en bestemt konto (f.eks. repræsentation, inventar eller konsulentudgifter).
  • Godkender på en linje (En konteringslinje har godkender): Opfang fakturaer, hvor en bestemt bruger har godkendt en eller flere linjer.
  • Dimensioner på en linje: Match mod specifikke projekter, omkostningssteder eller afdelinger.
  • Linjetekst på en linje: Søg efter nøgleord eller fraser i en af linjebeskrivelserne.
  • Leverandør: Specifik leverandør, leverandører med et bestemt tag, eller tekstmatching (begynder med, indeholder).
  • Fakturatype: Skeln mellem Debetfaktura og Kreditfaktura.
  • Valuta: Match mod fakturaens valuta (f.eks. udenlandske fakturaer i EUR eller USD).
  • Afvist slutkontrol (Denied final review): Særlig håndtering, hvis en kontrollant tidligere har afvist slutkontrollen.
  • Ingen slutkontrol (NO_FINAL_REVIEW): Betingelser specifikt for fakturaer, der er undtaget fra det almindelige slutkontrolkrav.
  • Tags: Betingelser baseret på, om fakturaen har eller mangler specifikke interne tags.

3. Handlinger – "Hvad skal ske?"​

I højre sektion angiver du, hvad der skal ske, når fakturaen har opfyldt betingelserne efter gennemført godkendelse.

Tilgængelige handlingstyper ved slutkontrol​

  • Tildel slutkontrollant: Vælg hvilken bruger eller økonomiansvarlig, der skal modtage fakturaen til slutkontrol i sin personlige kø.
  • Sæt tags: Tildel interne Tags på fakturaen (f.eks. Kræver revisorbilag, Slutkontrolleres af CFO).
  • Fjern tags: Fjern specifikke tags fra fakturaen, når slutkontrollen påbegyndes.
  • Send notifikation i systemet: Sender en intern notifikation i Winvoice til udvalgte brugere med en tilpasset besked.
  • Send e-mail: Sender en ekstern e-mail til valgte brugere eller roller.

Klik på Gem nederst til højre for at gemme kontrolflowet.

4. Administrer og prioriter kontrolflows​

Prioritetsrækkefølge (Flowrækkefølge)​

Hvis en færdiggodkendt faktura matcher betingelserne i flere kontrolflows, styres rækkefølgen af flows under Flows → Kontrol:

  • Flows øverst har højest prioritet (flow 1 udføres før flow 2).
  • Juster rækkefølgen ved at trække og slippe flows i listen eller bruge pileknapperne. Klik derefter på Gem.

Oversigt over kontrolflows med prioritetsrækkefølge Oversigt over kontrolflows med prioritetsrækkefølge

Flerudvælgelse og trinvis navigation (Record Stepper)​

  • Flerudvælgelse (Multi-select): Markér flere kontrolflows samtidigt via afkrydsningsfelterne i listen for hurtigt at aktivere, deaktivere eller slette flere regler samlet.
  • Trinvis navigation (Record Stepper): I redigeringsvisningen bladrer du nemt mellem kontrolflows via pilene i overskriften (< Forrige | Næste >) uden at skulle gå tilbage til listen.

Værktøjsmenuen (Skruenøglen)​

Nederst til højre i redigeringsvisningen giver skruenøglen adgang til:

  • Kopier flow: Opretter en nøjagtig kopi som nyt kladdeudkast.
  • Ændringslog (Changelog): Viser, hvem der sidst har oprettet eller ændret kontrolflowet, samt hvornår det skete.
  • Slet: Sletter kontrolflowet permanent.