Hop til hovedindhold

Rapporter, Nøgletal & Revisionssporbarhed

Winvoice indsamler løbende driftsparametre gennem hele fakturaens livscyklus. Denne indsigt giver økonomichefer og administratorer fuldt overblik over gennemløbstider, leverandøromkostninger og regeloverholdelse forud for månedsafslutning og ekstern revision.

I denne guide gennemgår vi virksomhedens analysediagrammer, revisionslogs (Audit Trail) samt rutiner for dataeksport.

1. Nøgletal og Analysediagrammer​

Under sektionen for rapporter og analyser har du adgang til realtidsgrafer, som belyser økonomiprocessens effektivitet og omkostningsfordeling:

Gennemløbstider & Behandlingstider​

Viser hvor lang tid en faktura i gennemsnit opholder sig i de forskellige faser:

  • Tid fra ankomst til første godkendelse: Måler hvor hurtigt nyligt modtagne fakturaer tolkes og sendes ud i godkendelsesflowet.
  • Gennemsnitlig behandlingstid pr. bruger og afdeling: Synliggør hvor i organisationen eventuelle flaskehalse opstår, hvilket gør det lettere at planlægge vikariater eller justere påmindelsesrutiner.
  • Tid fra godkendelse til endelig bogføring: Viser hvor hurtigt godkendte fakturaer slutkontrolleres og overføres til økonomisystemet.

Leverandøromkostninger & Udgiftsanalyse​

  • Volumen pr. leverandør: Opgør det samlede indkøbsvolumen og antal fakturaer pr. leverandør over en valgfri periode.
  • Topliste & Tendenser: Identificer hurtigt virksomhedens største leverandører og sammenlign månedlige udgiftsændringer over året.

Udgiftsfordeling pr. Dimension & Konto​

  • Visualiserer omkostninger fordelt på konti, omkostningssteder og projekter, hvilket effektiviserer budgetopfølgning og periodiseringsarbejde.

2. Fuldstændig Revisionslog (Audit Trail)​

For revisorer og intern kontrol er det afgørende at kunne dokumentere, at fakturaer er behandlet i overensstemmelse med virksomhedens godkendelsesregler, og at der ikke er foretaget uautoriserede ændringer.

Hver faktura i Winvoice har en fuldstændig og uforanderlig Hændelseslog:

  • Registrering: Nøjagtigt tidspunkt for ankomst, tolkning og eventuel bilagskobling.
  • Flowstyring: Hvilket godkendelsesflow eller regelsæt der blev anvendt, og hvem der igangsatte udsendelsen.
  • Konteringsjusteringer: Samtlige ændringer på linjeniveau (konto, modkonto, moms, projekt, beløb) med oplysning om, hvem der udførte ændringen, tidspunkt samt tidligere og ny værdi.
  • Godkendelsesstempler: Hver godkendelse registreres med nøjagtigt tidsstempel og bruger (inklusive bemærkning, hvis handlingen er udført via et vikariat eller fire øjne-princippet).
  • Afvisninger: Begrundelse og tidsstempel, hvis en faktura blev afvist eller sendt til supplerende høring.
  • Systemintegration: Kvittering for foreløbig registrering og endelig bogføring med økonomisystemets bilagsnummer.

Gennemgå og filtrer loggen​

  1. Åbn en faktura og rul ned til afsnittet Fakturalog.
  2. Brug søgefeltet til at finde specifikke hændelser eller beløb.
  3. Filtrer på hændelsestype (f.eks. Kun konteringsændringer eller Kun godkendelser).
  4. Klik på pilen på en loglinje for at udfolde detaljerede ændringstræer.

Fakturalog med revisionshistorik og tidsstempler Fakturalog med revisionshistorik og tidsstempler

3. Dataeksport til Excel til Årsafslutning & Revision​

Når du har brug for at samle dokumentation forud for årsafslutning, udføre stikprøvekontroller eller overlevere materiale til revisor:

  1. Gå til Faktura → Fakturasøgning.
  2. Filtrer det ønskede udvalg frem (f.eks. fakturaer bogført i regnskabsåret, eller fakturaer med status Klar til endelig bogføring).
  3. Markér de fakturaer, der skal indgå, eller vælg alle via hovedfeltet.
  4. Vælg Eksporter til Excel i handlingsmenuen.
  5. Den downloadede fil bevarer listens aktive sortering og kolonneudvalg og indeholder:
    • Fakturahoved (fakturanummer, leverandør, datoer, beløb, moms, OCR).
    • Konteringslinjer (konto, momskode, projekt, omkostningssted, linjebeløb).
    • Godkendelseshistorik med navne på godkendere og dato for endelig godkendelse.