Hop til hovedindhold

Konteringsskabeloner – Skabeloner til tilbagevendende og procentvis kontering

Komplet guide til konteringsskabeloner i Winvoice: procentvis fordeling, faste beløb, manuel anvendelse og automatisk kobling i flows.

Oversigt: Effektiv kontering af tilbagevendende omkostninger​

Konteringsskabeloner anvendes til at spare tid og sikre ensartet og præcis bogføring af faste eller komplekse fakturaer. I stedet for at indtaste konti, projekter og dimensioner manuelt linje for linje hver måned kan du anvende en færdig skabelon med et enkelt klik – eller lade systemet gøre det automatisk ved import.

Typiske anvendelsesområder:

  • Procentvis omkostningsfordeling: Fordel husleje, energi eller fælles IT-licenser på tværs af afdelinger eller selskaber.
  • Flerlinjekontering: Fakturaer, der altid kræver specifikke modkonti (f.eks. omvendt betalingspligt eller leasing).
  • Faste abonnementer: Forudsigelige månedlige udgifter med foruddefinerede godkendere pr. linje.

Konteringsskabeloner administreres under Indstillinger → Konteringsskabeloner i hovedmenuen.

Oversigt over konteringsskabeloner Oversigt over konteringsskabeloner​

1. Opret en ny konteringsskabelon​

Gå til Indstillinger → Konteringsskabeloner, og klik på knappen Opret ny (eller klik på en eksisterende skabelon i listen for at redigere den).

Opret konteringsskabelon med linjer og beløbstyper Opret konteringsskabelon med linjer og beløbstyper

Udfyld skabelonens grundlæggende oplysninger:

  1. Navn: Et tydeligt og sigende navn (f.eks. Lokaleomkostninger – Fordeling 60/40 eller Telefoni – Salgsafdeling).
  2. Beskrivelse: Valgfri intern forklaring af fordelingsprincippet.
  3. Konteringslinjer: Klik på Tilføj linje for at oprette linjer i skabelonen:
    • Konto: Finanskonto fra organisationens synkroniserede kontoplan.
    • Dimensioner: Omkostningssted, projekt, afdeling eller andre koder fra økonomisystemet.
    • Godkender: Foruddefiner en specifik godkender eller brugergruppe pr. linje.
  4. Beløbstype (Procent vs. Absolut værdi):
    • Procent (Standard): Beløbene i debet/kredit angives som en procentdel af fakturaens nettobeløb (f.eks. 60 % på linje 1 og 40 % på linje 2). Winvoice beregner beløbene dynamisk ved anvendelse.
    • Absolut værdi: Faste beløb i kroner eller valuta (f.eks. et fast gebyr på 1.500 kr.).

Klik på Gem, når du er færdig.

2. Anvend konteringsskabelonen​

Der er to måder at anvende en konteringsskabelon på i Winvoice: manuelt under gennemgang eller automatisk via flows.

A. Manuel anvendelse i fakturavisningen​

Når du har en faktura åben til behandling:

  1. Klik på skabelonikonet umiddelbart over konteringstabellen.
  2. Vælg Anvend konteringsskabelon.
  3. Vælg, hvordan skabelonen skal tilføjes:
    • Overskriv alle linjer: Fjerner tolkede linjer og erstatter dem fuldstændigt med skabelonens linjer og fordelte beløb.
    • Tilføj: Bevarer eksisterende linjer og indsætter skabelonens linjer som nye rækker.
  4. Vælg den ønskede skabelon i listen, og klik på Anvend.

B. Automatisk tildeling ved import (Indgående flows)​

Ved at kombinere en konteringsskabelon med et Indgående flow opnår du berøringsfri fakturahåndtering:

  1. Opret en regel under Flows → Indgående (f.eks. Når Leverandør = Udlejer A/S).
  2. Vælg handlingen Anvend konteringsskabelon, og vælg din skabelon.
  3. Hver gang en faktura fra denne leverandør modtages, konteres linjerne automatisk og sendes direkte ud til godkenderne.

3. Administrer eksisterende konteringsskabeloner​

  • Trinvis navigation (Record Stepper): Brug pileknapperne i overskriften (< Forrige | Næste >) til at gennemgå og opdatere skabeloner i sekvens uden at vende tilbage til listen.
  • Værktøjsmenuen (Skruenøglen):
    • Kopier skabelon: Opretter en nøjagtig kopi – meget praktisk til hurtigt at oprette tilsvarende skabeloner for andre afdelinger eller selskaber.
    • Ændringslog (Changelog): Viser fuldstændig revisionshistorik med oplysninger om, hvem der sidst opdaterede skabelonen og hvornår.
    • Slet: Sletter skabelonen permanent.