Hop til hovedindhold

Visma.net Financials Integration

Winvoice tilbyder en dybdegående, certificeret realtidsintegration med Visma.net Financials via moderne REST API. Integrationen automatiserer hele leverandørfakturaprocessen fra tolkning og godkendelsesflows til endelig bogføring, betalingsafstemning og rapportering, med fuld understøttelse af tovejs synkronisering af stamdata (2-way sync), multifilialunderstøttelse (Multi-Branch), hjemtagelsesomkostninger (Landed Costs), indkøbsordrematch og indbygget ankomstregistrering.

Oversigt & Nøglefunktioner​

  • Tovejs synkronisering af stamdata (Two-Way Sync): Opret og rediger finanskonti, leverandører og underkonti/kodestykker direkte i Winvoice under Register. Ændringerne overføres straks til Visma.net via API.
  • Filialstøtte & Finansbogskontrol (Multi-Branch): Understøttelse af virksomheder med flere filialer (branches) i Visma.net, med automatisk validering af, om den valgte filial har en aktiv finansbog (ledger).
  • Asynkron fakturaeksport via baggrundsjobs: Sikker overførsel via Visma.nets baggrundsprocessor (erp-api-background) med automatisk statusafstemning og 24-timers timeout-beskyttelse.
  • Fleksible bogføringsmodeller: Vælg mellem Definitiv bogføring (fakturaen oprettes først i Visma.net efter endelig godkendelse) og Ankomstregistrering / Foreløbig bogføring (faktura og foreløbigt bilag oprettes ved modtagelse og frigives med endeligt bilag ved slutgodkendelse).
  • Ordrematch på linjeniveau: Indlæsning af åbne Indkøbsordrer (PO) og Varemodtagelser (PR) fra Visma.net med linjematch, restkvantitetshåndtering og tolerancekontrol.
  • Hjemtagelsesomkostninger (Landed Costs): Håndtering af told, fragt og tillægsomkostninger på varemodtagelser fordelt efter antal eller værdi.
  • Avancerede underkonti og segmenter: Automatisk validering af tilladte underkontokombinationer (Subaccounts) på både fakturalinjer og modtagelseslinjer (actualSub).
  • Projekter & Severa-kobling: Automatisk aktivering af projektmodulet ved onboarding med understøttelse af projektkontering og Severa-projekttransaktioner.
  • Valutakurser & Periodisering: Automatisk import af periodiseringsnøgler og daglige valutakurser.

Opret og tilknyt virksomhed​

Før tilknytning i Winvoice skal integrationen forberedes i Visma.net og Visma Connect.

Officiel tilknytningsvejledning

Følg den officielle vejledning til rettigheder og aktivering i Visma.net App Store:

Trinvis vejledning i Winvoice:​

  1. I Winvoice, klik på organisationsvælgeren øverst til højre og klik på + (Opret ny organisation).

Åbn organisationsvælgeren og klik på +

  1. Vælg Visma Financials som økonomisystem og klik på Næste.

Vælg Visma Financials som økonomisystem

  1. Konfigurer forbindelsen i dialogen Forbind til Visma Financials:

Forbind til Visma Financials

  • Indtast Tenant ID: Indsæt virksomhedens Tenant ID fra Visma.net. Feltet kræver et gyldigt UUID-format (fx 12345678-abcd-1234-abcd-1234567890ab).
  • Vælg organisation: Når Tenant ID er valideret indlæser Winvoice automatisk alle tilgængelige virksomheder. Vælg den ønskede virksomhed i rullemenuen Vælg en organisation.
  • Vælg Filial (Branch): Hvis virksomheden har flere filialer i Visma.net vises en rullemenu til filial:
    • Vælg den filial som fakturaerne skal tilhøre.
    • Vigtigt: Winvoice kontrollerer automatisk om filialen har en aktiv finansbog (ledger). Hvis filialen mangler finansbog vises en advarsel: "Den valgte filial mangler regnskabsbog og kan ikke bogføres på".
  • Funktioner: Aktiver ønskede moduler og tilvalg (fx Modtagelsesregistrering / Foreløbig bogføring, Projekt, Indkøbsordre, Delkontovalidering).
  • Klik på Forbind:
    • Winvoice etablerer forbindelsen sikkert og henter kontoplan, valutaer og projektoplysninger.
    • Hvis der findes projekter i Visma.net aktiveres projektmodulet automatisk.
    • Status ændres til Forbundet (Grøn).
  1. Færdiggør standardindstillingerne for valuta (fx DKK, SEK, EUR), standardkonti for leverandørgæld, moms og øreafrunding, og klik på Gem.

Tovejs synkronisering af stamdata (2-Way Sync)​

Winvoice er ikke begrænset til kun at modtage data passivt. Systemerne arbejder i kontinuerlig tovejs synkronisering:

1. Opret og rediger konti direkte i Winvoice​

Brugere med rettigheder kan oprette nye finanskonti direkte i Winvoice under Register > Kontoplan:

  1. Klik på knappen Ny konto øverst til højre.
  2. Indtast kontonummer (fx 4000 eller 6540), navn og eventuel standard momskode.
  3. Klik på Gem.
  4. Winvoice gemmer kontoen lokalt og eksporterer den straks til Visma.net via POST /controller/api/v1/account. Kontoen bliver med det samme tilgængelig for kontering på fakturalinjer og i automatiske konteringsregler.

2. Opret og opdater leverandører​

Nye leverandører kan tilføjes under Register > Leverantører via knappen Ny leverandør, eller oprettes direkte fra fakturavisningen ved scanning:

  • Navn, CVR-nummer, bankoplysninger (IBAN, bankkonto) og betalingsbetingelser overføres direkte til Visma.net (POST /controller/api/v1/supplier).
  • Ændringer foretaget i Visma.net synkroniseres tilbage til Winvoice ved det planlagte synkroniseringsjob hver time.

3. Dimensioner & Underkonti​

  • Omkostningssteder, afdelinger og Visma.net-underkonti administreres under Register > Dimensioner.
  • Nye dimensionsværdier kan oprettes i Winvoice og synkroniseres over til Visma.net (POST /controller/api/v1/dimension).

Hvad synkroniseres mellem systemerne​

Register / DataflowRetningFrekvensBeskrivelse
Kontoplan / Konti2-vejs (Winvoice ↔ Visma.net)Straks ved oprettelse / Hver timeOpret konti i Winvoice eller Visma.net. Momskoder og aktiv-status synkroniseres.
Leverandører2-vejs (Winvoice ↔ Visma.net)Straks ved oprettelse / Hver timeNye leverandører oprettes i Winvoice eller Visma.net. Betalingsbetingelser og toldflag synkroniseres.
Underkonti / Dimensioner2-vejs (Winvoice ↔ Visma.net)Straks / Hver timeOmkostningssteder, afdelinger, projekter og segmenterede koder.
Hjemtagelsesomkostninger (Landed Costs)Visma.net -> WinvoiceHver timeKoder for hjemtagelsesomkostninger, fordelingsmetoder og modkonti.
Projekter & OpgaverVisma.net -> WinvoiceHver timeProjekter og opgaver importeres til linjekontering.
MomskategorierVisma.net -> WinvoiceHver timeMomskategorier kombineres med leverandørens momszone.
PeriodiseringsnøglerVisma.net -> WinvoiceHver timePeriodiseringskoder til månedlig fordeling i Visma.net.
Valutaer & ValutakurserVisma.net -> WinvoiceHver time / DagligtValutakurser til omregning af udenlandske fakturaer til basisvaluta.
RegnskabsperioderVisma.net -> WinvoiceHver timeValidering af åbne/lukkede perioder for bogføringsdato.
Indkøbsordrer & VaremodtagelserVisma.net -> WinvoiceHver timeÅbne PO'er og varemodtagelser til automatisk linjematch.
Fakturaer & BilagWinvoice ↔ Visma.netAsynkront i realtidAsynkron eksport via Visma.nets baggrundsprocessor med automatisk bilagsopsamling.
BetalingsstatusVisma.net -> WinvoiceHver timeNår fakturaen betales i Visma.net, opdateres status til Betalt i Winvoice.
Manuel synkronisering

Har du brug for at opdatere registrene straks efter ændringer i Visma.net? Gå til Indstillinger -> Integrationer -> Visma.net og klik på Synkroniser nu.

Bogføringsmodeller & Asynkron Fakturaeksport​

Winvoice understøtter to primære bogføringsflows:

1. Definitiv bogføring (Anbefalet standardflow)​

  1. Fakturaen ankommer til Winvoice, tolkes og sendes i godkendelsesflow.
  2. Der oprettes ingen foreløbige bilag i Visma.net under godkendelsen.
  3. Når fakturaen er fuldt godkendt eksporteres den til Visma.net.
  4. Fakturaen oprettes i Visma.net med status Åben (eller Frigivet) med fuld kontering og vedhæftet PDF-bilag.

2. Ankomstregistrering (Indbygget foreløbig bogføring)​

Ved ankomstregistrering bogføres fakturaen i to trin for tidlig omkostnings- og gældsallokering:

  1. Når fakturaen tolkes og sendes i godkendelse oprettes et foreløbigt bilag i Visma.net med status Ankomstregistreret.
  2. Godkendere kan frit justere konteringen undervejs i Winvoice.
  3. Ved slutgodkendelse:
    • Winvoice annullerer automatisk det foreløbige bilag i Visma.net via VoidInvoice.
    • En endelig faktura med endelig kontering og bilagsnummer oprettes og frigives med status Åben.

3. Asynkron baggrundsbehandling (erp-api-background)​

I Visma.net oprettes fakturaer asynkront via Visma.nets baggrundsprocessor:

  • Ved eksport initieres et baggrundsjob i Visma.net med et unikt backgroundId.
  • Fakturaen vises midlertidigt i Winvoice med oplysning om, at baggrundsbehandling pågår i Visma.net.
  • Winvoices planlagte afstemningsmotor poller automatisk status i Visma.net (CheckPreliminaryStatus og CheckDefinitiveStatus).
  • Når Visma.net har fuldført opgaven indsamles det endelige bilagsnummer automatisk.
  • Timeout-sikring: Hvis Visma.net ikke svarer inden for 24 timer flagges fakturaen for timeout, så den kan kontrolleres og gensendes sikkert.

Hjemtagelsesomkostninger (Landed Costs)​

For virksomheder der importerer varer, hvor told, fragt eller forsikring skal fordeles på lagerværdien, understøttes Hjemtagelsesomkostninger (Landed Costs):

  • Koder for hjemtagelsesomkostninger: Winvoice importerer koder (LandedCostCode) fra Visma.net sammen med fordelingsmetoder:
    • Pr. antal (ByQuantity): Omkostningen fordeles proportionalt baseret på modtaget vareantal.
    • Pr. værdi (ByCost): Omkostningen fordeles proportionalt baseret på linjernes vareværdi.
  • Leverandørmærkning: Leverandører kan markeres som told-/fragtleverandør (landedCostSupplier) i Visma.net.
  • Kobling til varemodtagelse: Fakturalinjer kan registreres som hjemtagelsesomkostninger og knyttes direkte til det tilhørende varemodtagelsesnummer (Purchase Receipt). Ved eksport oprettes specificerede Landed Costs i Visma.net.

Indkøbsordrer og Varemodtagelser (PO-matching)​

Aktivér ordrematch under Indstillinger -> Integrationer -> Visma.net:

  • Indkøbsordrer (PO): Åbne ordrer synkroniseres til Register > Indkøbsordrer.
  • Varemodtagelser (PR): Registrerede varemodtagelser synkroniseres til Register > Varemodtagelse. Interne lageroverførsler (Transfer receipts) bortfiltreres automatisk.
  • Restkvantitetshåndtering: Winvoice beregner dynamisk allerede faktureret antal (quantityInvoicedErp) pr. linje for præcis kontrol ved delleverancer.
  • Underkontovalidering (actualSub): Underkonti på modtagelseslinjer valideres mod Visma.nets regelsæt.
  • Linjebeskrivelser: Visma.net tillader maksimalt 255 tegn for linjebeskrivelser på varemodtagelser.
  • Automatisk godkendelse: Ved match på antal og pris inden for fastsatte tolerancer kan fakturaen godkendes automatisk uden manuel attest.

Momsberegning og Validering​

I Visma.net beregnes moms ud fra kombinationen af linjens Momskategori og leverandørens Momszone:

  1. Momskategori på linjen: Hver konteringslinje tildeles en momskategori fra Visma.net.
  2. Momsrække: Momsbeløbet beregnes automatisk af Visma.net og skal ikke bogføres på en særskilt manuel omkostningslinje.
  3. Momsvalidering: Valideringsregler i Visma.net kontrollerer at linjernes momssum matcher fakturahovedets momsbeløb præcist.

Sletning og annullering af fakturaer​

Når en faktura slettes eller afvises i Winvoice:

  • Ikke-eksporteret faktura: Slettes i Winvoice uden spor i Visma.net.
  • Ankomstregistreret faktura: Det foreløbige bilag annulleres automatisk i Visma.net via VoidInvoice.
  • Slutbogført faktura: En faktura der allerede er endeligt bogført og frigivet i Visma.net slettes ikke af Winvoice. I henhold til regnskabsregler kan frigivne poster ikke slettes; eventuel regulering må foretages via en separat kreditnota i Winvoice eller Visma.net.

Almindelige fejlmeddelelser og løsninger​

1. {"AccountID":"The account is inactive"}​

  • Årsag: En finanskonto på fakturalinjen eller leverandøren er inaktiv i Visma.net. Meget ofte ligger en inaktiv konto fortsat som standardomkostningskonto på leverandørkortet (Kontoliste), på leverandørklassen eller på en periodiseringsnøgle i Visma.net!
  • Løsning:
    1. Kontroller fakturalinjerne i Winvoice og skift til en aktiv konto under Register > Kontoplan.
    2. Åbn leverandørkortet og leverandørklassen i Visma.net og fjern inaktive konti.
    3. Winvoice har indbygget spærring, der advarer og forhindrer lagring med inaktive konti.

2. There is no financial period corresponding to date DD/MM/YYYY​

  • Årsag: Bogføringsdatoen ligger i en regnskabsperiode, der er lukket i Visma.net.
  • Løsning: Åbn perioden i Visma.net eller skift fakturaens bogføringsdato til en åben periode under Register > Perioder.

3. The document is out of the balance​

  • Årsag: Summen af konteringslinjerne matcher ikke fakturahovedets nettobeløb, eller øreafrundingen overskrider grænsen i Visma.net.
  • Løsning: Kontroller linjetotalen mod fakturabeløbet ekskl. moms.

4. 'Subaccount' is not found eller Namn på koddel of Subaccount do not exist​

  • Årsag: En underkontokombination på en fakturalinje eller modtagelseslinje findes ikke i Visma.net, og "Direkte registrering tilladt" er deaktiveret.
  • Løsning: Opret dimensionsværdien i Winvoice eller Visma.net, eller aktivér direkte registrering i Visma.net.

5. Eksporten til Visma.net fik timeout og skal sendes igen​

  • Årsag: Visma.nets baggrundsprocessor svarede ikke inden for 24 timer.
  • Løsning: Kontroller driftsstatus for Visma.net og undersøg om fakturaen blev oprettet i Visma.net før ny eksport startes.

6. A document with this supplier ref. already exists for this supplier​

  • Årsag: En faktura med samme leverandør og fakturanummer findes allerede i Visma.net.
  • Løsning: Kontroller for dubletter i Visma.net. Ved legitim separat faktura kan et suffiks (fx -1) tilføjes i Winvoice.

Opsummering​

Integrationen mellem Winvoice og Visma.net Financials giver en komplet enterprise-løsning:

  • Problemfri 2-vejs synk af konti, leverandører og dimensioner.
  • Støtte til filialer med automatisk finansbogskontrol.
  • Robust asynkron fakturaeksport med timeout-beskyttelse.
  • Fuld understøttelse af Landed Costs og indkøbsordrematch med restkvantitetssporing.