Hop til hovedindhold

Tagfunktionen i Winvoice

Tags i Winvoice giver en overskuelig og fleksibel metode til at kategorisere, markere og styre bilag i systemet. Med farvekodede etiketter og indbyggede funktionelle spærringer kan du nemt fremhæve fakturaer, der kræver særlig opmærksomhed, standse utilsigtede udbetalinger eller begrænse indblik i følsomme indkøb.

1. Tre niveauer af tags​

I Winvoice findes tre forskellige typer tags afhængigt af, hvor de anvendes:

  1. Fakturatags: Tilknyttes individuelle leverandørfakturaer for at styre godkendelsesflows, aktivere betalingsspærringer eller markere til undersøgelse.
  2. Leverandørtags: Forbindes til bestemte leverandører i leverandørregistret for automatisk at mærke alle fremtidige fakturaer fra leverandøren.
  3. Organisationstags: Knyttes til virksomheder for at gruppere, filtrere og adskille selskaber i koncernoversigter og multivisning.

2. Fakturatags og funktionelle egenskaber​

På fakturasiden finder du tagmenuen øverst til venstre i fakturahovedet. Her kan du vælge blandt eksisterende tags eller klikke på Opret nyt tag.

Hvert fakturatag tildeles et navn og en farvekode og kan konfigureres med følgende funktionelle systemegenskaber:

  • Betalingsspærre (Payment Hold): Fakturaer med dette tag spærres mod betaling og eksport til betalingsfil i økonomisystemet. Oplagt når I afventer kreditnota eller en uafklaret leverance.
  • Under undersøgelse (Under Investigation): Sætter fakturaen på pause og forhindrer, at den automatisk sendes videre i godkendelseskæden, indtil tagget fjernes af en administrator.
  • Spring flows over (Skip Workflows): Fakturaen undtages fra automatiske indgående flows og godkendelsesregler, hvilket muliggør fuldstændig manuel sagsbehandling.
  • Fortrolig (Confidential): Gør fakturaen og vedhæftede filer usynlige for almindelige godkendere. Kun brugere med særlige rettigheder til fortrolige fakturaer kan søge frem, åbne og godkende bilaget.

Opret fakturatag med betalingsspærre og fortrolighed Opret fakturatag med betalingsspærre og fortrolighed

3. Leverandørtags & Organisationstags​

Leverandørtags​

Administreres under Register → Leverandører → [Vælg leverandør].

  • Tags på leverandørniveau er selskabsspecifikke.
  • Anvendes ofte til at fremhæve aftaleleverandører, strategiske partnere eller leverandører under skærpet tilsyn.

Organisationstags​

Administreres under Indstillinger → Organisation.

  • Vises i virksomhedsvælgeren og i listen over organisationer.
  • Gør det enkelt for koncernadministratorer at filtrere datterselskaber ud fra region, forretningsområde eller ejerstruktur.

4. Massehandlinger & Søgning med tags​

  • Masseopdatering i lister: Markér flere fakturaer i fakturalisten eller fakturasøgningen og vælg Tildel tags i handlingsmenuen for at tildele eller fjerne tags på snesevis af fakturaer på én gang.
  • Filtrer i Fakturasøgning: Under Fakturasøgning kan du tilføje parameteren Tags for omgående at liste alle fakturaer med betalingsspærre, fortrolighedsmærkning eller interne projektmarkører.